現場の品質管理を見える化する（その１）　～指示の見える化と5W1H～

2021年3月13日品質管理見える化

現場代理人は多忙です。何でも自分で作業をするわけにはいきません。しかしメンバーに指示したけれどなかなか思った通りに動いてくれないといった経験はないでしょうか？それを相手のせいにしていませんか？違いますよね？思った成果が上がってこないのは

あなたの指示の仕方が悪いのです。

良い指示（＝具体的な指示）とするためには5W1Hを明確にしないといけません。

ここでは現場における5W1Hの重要性とその具体例、指示の見える化をして効率よく仕事を回すということを紹介していきます。

代理人だけで全てを確認するのは不可能

現場代理人になりました。品質管理、安全管理、受注先との折衝、定例への出席、現場責任者としてやるべき仕事は山のようにあります。

他のメンバーにあれこれやってもらうにも伝わっていないのか、満足する成果にならない。そして自分で全部をやるはめに・・・

これではいつまでたっても残業続き・・・定時退社どころか日を跨いで仕事をすることもあるでしょう。

しかし考え方を変えてみませんか？そもそも

現場代理人が全てを正確に把握することなど不可能

だということを認識しましょう。そして最低限の確認だけで現場を進める方向にシフトしないといけません。

具体的に伝える内容【５Ｗ１Ｈ】

指示した内容が十分に伝わっていない気がする。そんな方は振り返ってみてください。その指示は次のポイントは押さえていますか？

所謂”5W1H”というものです。これらを具体的に理解してもらう必要があります。

1つでも欠けているとメンバーに完成形をイメージさせることは出来ません。

＝指示が曖昧ということになります。

例：工事写真の撮影を指示

工事写真の撮影をメンバーに指示したとします。5W1Hが1つ欠けた状態で伝わったとします。

１．いつ（When）　が分かっていないと機会を逃します。

２．誰が（Who）　が分かっていないと人任せになります。

３．何を（What）　が分かっていないと撮るものを間違えます。

４．どの場所について(Where)　が分かっていないと必要な場所を逃します。

５．なぜ(Why)　が分かっていないと的を射ない写真になります

６．どの程度（How）　が分かっていないと抜き取り率が不足します。

７．どうやって(How)　が分かっていないと時間がかかります。

さあ、どれも身に覚えがあるのではないでしょうか？

５Ｗ１Ｈを伝える

具体例を挙げたところで問題はいかにこれを伝えるか、です。そのポイントは以下にまとめました。

５W1H	説明内容	目的
Why	現在の状況・業務の目的	前提条件の擦り合わせ
What	完成品や参考資料でイメージさせる	ゴールの明確化
Where,How	どの部分、どの程度の説明	適用範囲の明確化
Who	担当者の説明	役割区分の明確化
When	時期の説明	時期の明確化
How	必要なツールと使い方	手法の明確化

伝達内容を見える化する

上記の内容は口頭だけで伝えることはできるでしょうか？できる能力を持っている方もいらっしゃいますが、多くの人にとっては難しいと思います。そういった場合は、伝えるべきことを一度資料としてまとめてみましょう。

このことを見える化といいます。

5W1Hに基づいて見える化をすることによって伝達したい内容がまとまり、それをアレンジすればそのまま指示書として活用することができるようになります。

これが広範囲のものに発展していったものがとマニュアルですね。

そういったものに沿って口頭説明と合わせて業務を進めていくことで、コミュニケーションミスを少なく、現場運営を行っていくことができます。

現場に合わせた業務指示や簡易マニュアルをまとめるのも現場代理人の立派なマネジメント業務です。

それでも100%伝えるのは不可能

しかしどんなテクニカルな手段を用いても受け手に100％伝える事は不可能です。

ここを前提にしてください。指示する側は受け手に合わせて伝え方を工夫することを意識しましょう。

いかにツールが良くても伝え方が悪いと元も子もないですからね。

いかがでしたか？品質管理の見える化の重要性について、具体例を用いながら述べてみました。5W1H を意識することでコミュニケーションミスを減らして現場の品質確認に生かしていきましょう。